11 Tipps, um mit deiner E-Mail-Professionalität zu punkten

In der heutigen digitalen Welt sind E-Mails zu einem integralen Bestandteil unserer täglichen Kommunikation geworden. Allerdings können sich beim Verfassen mitunter Fehler einschleichen, die dir gar nicht so bewusst sind. Dies kann zu Missverständnissen, Verärgerung und sogar zu einem Verlust von Geschäftschancen führen. Aus diesem Grund ist es wichtig, einige grundlegende Etikette-Regeln beim Formulieren von E-Mails zu beachten, um sicherzustellen, dass deine E-Mails professionell und effektiv sind.

In diesem Blog-Artikel geben wir dir 10 unverzichtbare Tipps zum Verfassen von E-Mails:

11 Tipps

1. Betreffzeile: Mache es kurz und aussagekräftig

Eine Betreffzeile ist das Erste, was Empfänger:innen sehen, wenn sie die E-Mail öffnen. Es ist wichtig, dass die Betreffzeile kurz, prägnant und aussagekräftig ist, um sicherzustellen, dass Empfänger:innen wissen, worum es geht. Eine schlechte Betreffzeile kann dazu führen, dass die E-Mail ignoriert oder sogar gelöscht wird.

Hier findest du mehr Tipps für eine ansprechende E-Mail-Betreffzeile: Weg zu deiner perfekten Betreffzeile

2. Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse

Wenn eine E-Mail an potenzielle Arbeitgebende, Kund:innen oder Geschäftspartner:innen gesendet wird, ist es wichtig, eine professionelle E-Mail-Adresse zu verwenden. Vermeide es, eine persönliche E-Mail-Adresse wie z.B. «kuschelbär87@gmail.com» zu verwenden. Stattdessen sollte die E-Mail-Adresse mit deinem Namen und/oder dem Namen des Unternehmens versehen sein.

3. Vermeide zu viele E-Mails

Sende nicht zu viele E-Mails an deine Empfänger:innen. Das kann schnell als Spam empfunden werden und in den Spam-Ordner abgelegt werden. Halte deine E-Mails prägnant und auf den Punkt. Wenn  mehrere Dinge zu besprechen sind, kannst du auch einen Anruf oder eine Videokonferenz in Erwägung ziehen.

4. Überprüfe die Rechtschreibung und Grammatik

Eine E-Mail voller Rechtschreib- und Grammatikfehler wirkt unprofessionell und kann dazu führen, dass die Empfänger:innen deine E-Mail nicht ernst nehmen. Nehme dir Zeit, um deine E-Mails gründlich zu korrigieren, bevor du sie versendest.

5. Verwende eine klare Schriftart und -grösse

Verwende eine Schriftart und -grösse, die gut zu lesen ist.

• Eine zu kleine Schriftart kann dazu führen, dass deine E-Mail schwer zu lesen ist.

• Eine zu grosse Schriftart kann unprofessionell wirken.

Eine Schriftart wie Arial oder Times New Roman eignet sich gut.

6. Vermeide Grossschreibung und Ausrufezeichen 

Übermässige Grossschreibung und Ausrufezeichen können als aggressiv oder unhöflich empfunden werden. Verwende sie sparsam und nur, wenn es wirklich notwendig ist. Verwende stattdessen eine klare und höfliche Sprache, um deine Nachricht zu übermitteln.

7.  Verwendung von Emojis

In der heutigen Geschäftswelt sind Emojis zu einem interessanten Aspekt der E-Mail-Kommunikation geworden. Ihre Verwendung in geschäftlichen E-Mails kann den Ton und die Emotionen hinter den Worten verstärken. Allerdings sollte man dabei äusserst bedacht vorgehen. Während Emojis in einigen Unternehmen und Branchen als freundliche Geste begrüßt werden, sollte man in anderen Umgebungen eher auf sie verzichten.

Um professionelle E-Mails zu verfassen, ist es ratsam, die Unternehmenskultur, die Beziehung zum Empfänger, den Kontext der Nachricht und den gewünschten Tonfall sorgfältig abzuwägen. Ein dezentes Emoji kann eine persönliche Note hinzufügen, aber die richtige Balance zu finden, ist der Schlüssel, um den professionellen Charakter der Kommunikation zu wahren.

8. Verwendung von Abkürzungen

Ein wichtiger Aspekt beim Verfassen geschäftlicher E-Mails ist der kluge Umgang mit Abkürzungen. Während Abkürzungen Zeit und Platz sparen können, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass sie allgemein verstanden werden. Vermeide Fachausdrücke und Abkürzungen, die ausserhalb des eigenen Unternehmenskontexts unklar sind, um Missverständnisse zu verhindern.

Klarheit und Präzision sollten stets oberste Priorität haben, um eine reibungslose und professionelle Kommunikation zu gewährleisten.

9. Antworte schnell und effektiv

Antworte so schnell wie möglich auf E-Mails. Das zeigt, dass die Unternehmung engagiert und professionell ist. Falls für die E-Mail-Antwort zuerst eine Recherche durchgeführt werden muss, lass die Empfänger:innen wissen, dass du daran arbeitest. Dies lässt die Kunden:innen wissen, dass du die E-Mail erhalten hast und dich darum kümmerst. 

10. Vermeide grosse Anhänge

Wenn du eine grosse Datei senden musst, solltest du sie in kleinere Dateien aufteilen oder einen Cloud-Speicherdienst wie Dropbox oder Google Drive verwenden.

Das Vermeiden von grossen Anhängen hilft auch, Spam-Filter zu umgehen und sicherzustellen, dass deine E-Mail ordnungsgemäss zugestellt wird.

11. Verwende eine professionelle Signatur

Eine professionelle Signatur ist ein wichtiger Bestandteil einer geschäftlichen E-Mail.

Die Signatur sollte enthalten: 

• deinen Namen,

• deine Kontaktinformationen,

• den Namen des Unternehmens

Von Vorteil wäre auch:

• das Logo des Unternehmens

• Link zum Unternehmen

• Link zu den sozialen Medien wie LinkedIn

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine professionelle und effektive E-Mail-Kommunikation für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Die Beachtung dieser Tipps kann dazu beitragen, dass deine E-Mails als professionell, effektiv und respektvoll wahrgenommen werden und du damit das Vertrauen und die Anerkennung deiner Empfänger:innen gewinnen und gleichzeitig deine geschäftlichen Beziehungen verbessern kannst.